Facturation et dépôts-ventes à l'atelier

Vendre de l'art est une transaction commerciale doublée d'une dimension affective. Factures, commissions, acomptes et œuvres dispersées dans des galeries sont rarement la raison pour laquelle on devient artiste, et pourtant elles décident si vous êtes payé à temps et si vous savez répondre à une question simple : où est cette pièce, et qu'est-il arrivé ?

Ce guide examine les deux endroits où l'administration d'atelier dérape le plus souvent : la facture d'une vente, et les œuvres confiées à des galeries en dépôt-vente. Il décrit aussi l'historique de ventes qui en découle, et une courte routine mensuelle qui garde le tout sous contrôle sans envahir votre semaine.

Facturer une vente proprement

Une bonne facture est ennuyeuse dans le meilleur sens du terme. Elle donne à l'acheteur tout ce dont il a besoin, ne laisse aucune place à l'interprétation et correspond à vos propres fiches. Quand ce n'est pas le cas, le prix à payer est généralement un paiement retardé ou un échange de courriels pénible des semaines après le départ de l'œuvre.

Ce qu'il faut y mettre

• Un numéro de facture unique et la date de la facture, dans une séquence que vous ne rompez jamais.
• Les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, y compris les adresses et tout identifiant fiscal exigé dans votre pays.
• Une description précise de l'œuvre : titre, année, technique, dimensions, numéro d'édition, ainsi que votre référence d'inventaire.
• Le prix, avec l'expédition, l'encadrement ou les taxes sur des lignes séparées.
• Les conditions de paiement : échéance, moyens acceptés, et ce qu'il advient d'un acompte.
• Une référence au certificat d'authenticité, si vous en délivrez un.

Le traitement fiscal des ventes d'art varie beaucoup d'un pays à l'autre et selon que le vendeur est un particulier ou un professionnel. Convenez une fois pour toutes de la bonne formulation avec votre comptable, puis réutilisez-la à chaque fois.

Soyez précis sur l'œuvre

La description de l'œuvre sur la facture n'est pas une formalité. C'est la preuve, pour l'acheteur, de ce qu'il a acquis, et ce sera peut-être le seul document qu'il recevra jamais. Utilisez le même titre, les mêmes dimensions et le même numéro d'édition que dans votre fiche et votre certificat, et ajoutez la référence d'inventaire. Si deux pièces semblables existent, c'est la référence qui les distingue.

Facturer depuis la fiche, pas depuis une page blanche

La source d'erreurs la plus fréquente est de ressaisir les mêmes informations dans un document séparé. Une dimension est saisie en centimètres sur l'un et en pouces sur l'autre, ou un numéro d'édition est mal recopié. Si la facture est construite à partir de la fiche de l'œuvre, le titre, les dimensions et l'édition sont déjà justes, et la vente s'inscrit automatiquement dans l'historique de l'œuvre.

Dans Art2App Artist Studio, le forfait Masterwork génère les factures directement à partir de la fiche d'une œuvre et tient un historique à jour de ce qui s'est vendu, à qui et pour combien.

Acomptes, commandes et expédition

Pour une commande, convenez par écrit du prix, de l'acompte et de la livraison avant de commencer, et facturez l'acompte séparément du solde. Pour les œuvres expédiées, décidez qui paie l'emballage, le transport et l'assurance, et faites apparaître ces coûts sur des lignes distinctes pour que le prix de l'œuvre reste net. Photographiez la pièce emballée, prête à partir, et gardez les informations de suivi avec la fiche.

Travailler avec des galeries en dépôt-vente

Quand une galerie expose votre travail en dépôt-vente, vous restez propriétaire jusqu'à la vente. Cet arrangement fonctionne bien quand chacun sait exactement ce qui a été confié, à quelles conditions et pour combien de temps. Il tourne mal dès que l'un de ces éléments n'existe que dans la mémoire de quelqu'un.

Ce que doit couvrir un contrat de dépôt

• La liste des œuvres, chacune avec sa référence, son prix et son état au départ.
• La commission, et qui paie l'encadrement, le transport, l'assurance et la promotion.
• La durée de l'accord et la manière dont chaque partie peut y mettre fin.
• Quand et comment la galerie vous règle après une vente.
• Ce qu'il advient des œuvres qui ne se vendent pas, y compris le transport retour.

Photographiez chaque pièce avant son départ et notez son état. Une courte note d'état rédigée au départ règle la plupart des désaccords sur les dommages, et protège aussi la galerie.

Sachez où se trouve chaque chose

Dès que plusieurs galeries, un salon et un prêt sont en jeu, la mémoire ne suffit plus. Notez l'emplacement de chaque pièce et mettez-le à jour dès que quelque chose bouge : atelier, réserve, chez une galerie nommée, en prêt, vendue. Joignez le contrat signé à la fiche de chaque œuvre et rattachez la galerie comme contact, pour que la fiche indique qui détient la pièce et à quelles conditions.

Faites le point avec la galerie

Les galeries tiennent leurs propres listes, et les deux listes divergent avec le temps. Demandez un inventaire écrit de vos œuvres une ou deux fois par an et comparez-le avec vos fiches. Une pièce qui figure sur une liste et pas sur l'autre se règle bien plus facilement ce mois-ci que deux ans plus tard. Une demande aimable et précise (« pourriez-vous confirmer que vous détenez toujours ces onze œuvres ? ») est rarement mal prise, et les galeries apprécient généralement un artiste qui tient ses fiches en ordre.

Un historique de ventes sur lequel s'appuyer

Chaque vente, prêt et exposition a sa place dans l'historique de la pièce. Au fil des ans, cela devient la colonne vertébrale de votre provenance : on y voit où l'œuvre est passée, qui l'a possédée et à quel prix. Cela rend aussi la période des impôts moins pénible, car l'information est déjà au même endroit et peut être exportée vers un tableur quand votre comptable la demande.

Pourquoi cela paie plus tard

Un historique complet aide à trois moments : quand un collectionneur s'interroge sur une pièce vendue il y a des années, quand un assureur a besoin de justificatifs, et quand une succession doit rendre compte de toute une œuvre. Dans chaque cas, l'artiste qui a noté chaque vente au fur et à mesure a la réponse en une minute, et celui qui ne l'a pas fait y passe un après-midi.

Une courte routine mensuelle

1. Comparez les œuvres confiées à chaque galerie avec le relevé de la galerie.
2. Marquez les pièces vendues et émettez les factures et certificats manquants.
3. Relancez les paiements en retard.
4. Mettez à jour les emplacements de tout ce qui a bougé.
5. Notez dans votre calendrier les échéances d'expositions, les candidatures à des salons et les dates de paiement à venir.

L'ensemble de la routine prend environ une demi-heure par mois, et c'est bien plus facile quand la facture, le certificat, l'emplacement et le contact dépendent tous de la même fiche. Si vos informations sont encore dans un tableur, Tableur ou logiciel d'atelier ? Quand changer montre quand il devient judicieux de les déplacer, et Que documenter pour chaque œuvre liste ce que chaque fiche devrait contenir.