Facturatie en consignatie in het atelier

Kunst verkopen is een zakelijke transactie met een emotionele kant. Facturen, commissies, aanbetalingen en werken die over galeries verspreid zijn, zijn zelden de reden waarom iemand kunstenaar wordt, maar ze bepalen wel of je op tijd betaald krijgt en of je een eenvoudige vraag kunt beantwoorden: waar is dat werk en wat is ermee gebeurd?

Deze gids kijkt naar de twee plekken waar de atelieradministratie het vaakst misgaat: de factuur voor een verkoop en werken die in consignatie bij galeries liggen. Hij beschrijft ook de verkoopgeschiedenis die daaruit voortkomt en een korte maandelijkse routine die beide onder controle houdt zonder je week over te nemen.

Een verkoop netjes factureren

Een goede factuur is saai in de beste zin van het woord. Hij geeft de koper alles wat hij nodig heeft, laat geen ruimte voor interpretatie en komt overeen met je eigen registraties. Als dat niet zo is, is de prijs meestal een late betaling of een vervelende e-mailwisseling weken nadat het werk het atelier heeft verlaten.

Wat erin hoort

• Een uniek factuurnummer en de factuurdatum, in een reeks die je nooit onderbreekt.
• Gegevens van verkoper en koper, inclusief adressen en elk belastingnummer dat je land vereist.
• Een nauwkeurige beschrijving van het werk: titel, jaar, techniek, afmetingen, editienummer, plus je inventarisverwijzing.
• De prijs, met verzending, inlijsting of belasting op aparte regels.
• Betalingsvoorwaarden: vervaldatum, geaccepteerde betaalmiddelen en wat er met een aanbetaling gebeurt.
• Een verwijzing naar het echtheidscertificaat, als je er een uitgeeft.

De belastingbehandeling van kunstverkopen verschilt sterk per land en per particuliere of zakelijke verkoper. Spreek de juiste formulering één keer af met je boekhouder en gebruik die telkens opnieuw.

Wees nauwkeurig over het werk

De beschrijving van het werk op de factuur is geen formaliteit. Ze is voor de koper het bewijs van wat hij heeft gekocht, en mogelijk het enige document dat hij ooit krijgt. Gebruik dezelfde titel, afmetingen en editienummer als in je registratie en je certificaat, en voeg de inventarisverwijzing toe. Bestaan er twee gelijkende werken, dan is het de verwijzing die ze scheidt.

Factureer vanuit de registratie, niet vanaf een leeg blad

De meest voorkomende bron van fouten is hetzelfde opnieuw typen in een apart document. Een afmeting staat in het ene in centimeters en in het andere in inches, of een editienummer wordt verkeerd overgenomen. Als de factuur is opgebouwd uit de werkregistratie, kloppen titel, afmetingen en editie al, en komt de verkoop automatisch in de geschiedenis van het werk terecht.

In Art2App Artist Studio genereert het plan Masterwork facturen rechtstreeks uit de registratie van een werk en houdt het een lopende geschiedenis bij van wat is verkocht, aan wie en voor hoeveel.

Aanbetalingen, opdrachten en verzending

Spreek bij een opdracht prijs, aanbetaling en levering vooraf schriftelijk af en factureer de aanbetaling apart van het restant. Bepaal bij verzonden werken wie verpakking, transport en verzekering betaalt, en toon die kosten op eigen regels, zodat de prijs van het werk zelf schoon blijft. Fotografeer het werk verpakt en klaar voor vertrek en bewaar de trackinggegevens bij de registratie.

Samenwerken met galeries in consignatie

Als een galerie je werk in consignatie toont, blijf je eigenaar tot er een verkoop plaatsvindt. Die regeling werkt goed als iedereen precies weet wat er is overgedragen, onder welke voorwaarden en voor hoe lang. Ze loopt mis als een van die dingen alleen in iemands geheugen bestaat.

Wat een consignatieovereenkomst moet regelen

• De lijst van werken, elk met verwijzing, prijs en conditie bij vertrek.
• De commissie en wie inlijsting, verzending, verzekering en promotie betaalt.
• De looptijd van de afspraak en hoe elke partij die kan beëindigen.
• Wanneer en hoe de galerie je na een verkoop betaalt.
• Wat er gebeurt met werken die niet verkopen, inclusief het retourtransport.

Fotografeer elk werk voordat het vertrekt en leg de conditie vast. Een korte conditienotitie bij vertrek lost de meeste meningsverschillen over schade op, en beschermt ook de galerie.

Weten waar alles is

Zodra meerdere galeries, een beurs en een bruikleen meespelen, volstaat het geheugen niet meer. Leg de locatie van elk werk vast en werk haar bij zodra er iets verplaatst wordt: atelier, opslag, bij een genoemde galerie, in bruikleen, verkocht. Voeg de ondertekende overeenkomst toe aan de registratie van elk werk en koppel de galerie als contact, zodat de registratie laat zien wie het werk heeft en onder welke voorwaarden.

Stem af met de galerie

Galeries houden hun eigen lijsten bij, en de twee lijsten lopen in de tijd uiteen. Vraag een- of tweemaal per jaar om een schriftelijke inventaris van je werken en vergelijk die met je registraties. Een werk dat op de ene lijst staat en op de andere niet, is deze maand veel makkelijker uit te zoeken dan over twee jaar. Een vriendelijk, concreet verzoek ("kunt u bevestigen dat u deze elf werken nog heeft?") wordt zelden verkeerd opgevat, en galeries waarderen meestal een kunstenaar die zijn administratie op orde heeft.

Een verkoopgeschiedenis waarop je kunt rekenen

Elke verkoop, bruikleen en tentoonstelling hoort in de geschiedenis van het werk. In de loop der jaren wordt dat de ruggengraat van je herkomst: het laat zien waar een werk is geweest, wie het heeft bezeten en wat ervoor is betaald. Het maakt ook de belastingtijd minder zwaar, omdat de informatie al op één plek staat en naar een spreadsheet kan worden geëxporteerd als je boekhouder erom vraagt.

Waarom het later loont

Een volledige geschiedenis helpt op drie momenten: wanneer een verzamelaar vraagt naar een werk dat je jaren geleden verkocht, wanneer een verzekeraar documentatie nodig heeft en wanneer een nalatenschap rekenschap moet afleggen over een heel oeuvre. In elk geval heeft de kunstenaar die elke verkoop direct heeft vastgelegd het antwoord in een minuut, en wie dat niet deed, is een middag aan het zoeken.

Een korte maandelijkse routine

1. Vergelijk de werken bij elke galerie met het eigen overzicht van de galerie.
2. Markeer verkochte werken en geef ontbrekende facturen en certificaten uit.
3. Volg betalingen op die over de termijn zijn.
4. Werk de locaties bij van alles wat is verplaatst.
5. Zet aankomende tentoonstellingsdeadlines, beursaanmeldingen en betaaldata in je agenda.

De hele routine kost ongeveer een half uur per maand, en het gaat veel makkelijker als factuur, certificaat, locatie en contact allemaal aan dezelfde registratie hangen. Staan je gegevens nog in een spreadsheet, dan laat Spreadsheet of atelier-software? Wanneer overstappen zien wanneer verhuizen zinvol is, en Wat vast te leggen per kunstwerk somt op wat elke registratie hoort te bevatten.