Fatturazione e conto vendita nello studio

Vendere arte è una transazione commerciale con un lato emotivo. Fatture, commissioni, acconti e opere sparse tra gallerie raramente sono il motivo per cui si diventa artisti, eppure decidono se verrai pagato in tempo e se saprai rispondere a una domanda semplice: dov'è quel pezzo e che cosa gli è successo?

Questa guida esamina i due punti in cui l'amministrazione dello studio va più spesso storta: la fattura di una vendita e le opere affidate alle gallerie in conto vendita. Descrive anche lo storico delle vendite che ne nasce e una breve routine mensile che tiene tutto sotto controllo senza mangiarsi la tua settimana.

Fatturare una vendita in modo pulito

Una buona fattura è noiosa nel miglior senso. Dà all'acquirente tutto ciò che gli serve, non lascia spazio a interpretazioni e coincide con le tue schede. Quando non è così, il prezzo da pagare è di solito un pagamento in ritardo o uno scambio di email spiacevole settimane dopo che l'opera ha lasciato lo studio.

Cosa includere

• Un numero di fattura univoco e la data della fattura, in una sequenza che non interrompi mai.
• I dati di venditore e acquirente, compresi gli indirizzi e gli eventuali identificativi fiscali richiesti nel tuo paese.
• Una descrizione precisa dell'opera: titolo, anno, tecnica, dimensioni, numero di edizione e il tuo riferimento di inventario.
• Il prezzo, con spedizione, incorniciatura o imposte su righe separate.
• Le condizioni di pagamento: scadenza, metodi accettati e che cosa succede con un acconto.
• Un riferimento al certificato di autenticità, se ne emetti uno.

Il trattamento fiscale delle vendite d'arte varia molto tra paesi e tra venditori privati e professionisti. Concorda una volta con il tuo commercialista la formulazione corretta e riutilizzala ogni volta.

Sii preciso sull'opera

La descrizione dell'opera in fattura non è una formalità. È la prova, per l'acquirente, di ciò che ha comprato, e forse è l'unico documento che riceverà. Usa lo stesso titolo, le stesse dimensioni e lo stesso numero di edizione della tua scheda e del tuo certificato, e aggiungi il riferimento di inventario. Se esistono due pezzi simili, è il riferimento che li separa.

Fattura dalla scheda, non da una pagina bianca

La fonte di errori più comune è riscrivere gli stessi dati in un documento separato. Una dimensione è in centimetri in uno e in pollici nell'altro, o un numero di edizione viene copiato male. Se la fattura è costruita dalla scheda dell'opera, titolo, dimensioni ed edizione sono già corretti, e la vendita finisce automaticamente nella storia dell'opera.

In Art2App Artist Studio, il piano Masterwork genera le fatture direttamente dalla scheda di un'opera e tiene uno storico aggiornato di ciò che è stato venduto, a chi e a quanto.

Acconti, commissioni e spedizione

Per una commissione, concorda per iscritto prezzo, acconto e consegna prima di iniziare e fattura l'acconto separatamente dal saldo. Per le opere spedite, decidi chi paga imballo, trasporto e assicurazione e mostra questi costi su righe a parte, così il prezzo dell'opera resta pulito. Fotografa il pezzo imballato e pronto a partire e conserva i dati di tracciamento insieme alla scheda.

Lavorare con le gallerie in conto vendita

Quando una galleria espone il tuo lavoro in conto vendita, ne resti proprietario finché non avviene una vendita. L'accordo funziona bene quando tutti sanno esattamente che cosa è stato affidato, a quali condizioni e per quanto tempo. Va male quando uno di questi punti vive solo nella memoria di qualcuno.

Cosa deve coprire un accordo di conto vendita

• L'elenco delle opere, ciascuna con riferimento, prezzo e stato alla partenza.
• La commissione e chi paga incorniciatura, spedizione, assicurazione e promozione.
• La durata dell'accordo e come ciascuna parte può terminarlo.
• Quando e come la galleria ti paga dopo una vendita.
• Che cosa succede alle opere che non si vendono, compreso il trasporto di ritorno.

Fotografa ogni pezzo prima che parta e registra il suo stato. Una breve nota sullo stato scritta alla partenza risolve la maggior parte dei disaccordi sui danni e tutela anche la galleria.

Sapere dove si trova ogni cosa

Quando entrano in gioco più gallerie, una fiera e un prestito, la memoria non basta più. Registra la collocazione di ogni pezzo e aggiornala appena qualcosa si sposta: studio, deposito, presso una galleria precisa, in prestito, venduto. Allega l'accordo firmato alla scheda di ogni opera e collega la galleria come contatto, così la scheda mostra chi detiene il pezzo e a quali condizioni.

Riconcilia con la galleria

Le gallerie tengono i propri elenchi, e i due elenchi si allontanano nel tempo. Chiedi un inventario scritto delle tue opere una o due volte all'anno e confrontalo con le tue schede. Un pezzo che compare in un elenco e non nell'altro si chiarisce molto più facilmente questo mese che dopo due anni. Una richiesta gentile e precisa («potreste confermare che avete ancora queste undici opere?») raramente viene presa male, e le gallerie di solito apprezzano un artista che tiene i propri registri in ordine.

Uno storico delle vendite su cui puoi contare

Ogni vendita, prestito e mostra ha il suo posto nella storia del pezzo. Con gli anni, diventa la colonna portante della tua provenienza: mostra dove è stata un'opera, chi l'ha posseduta e quanto è stato pagato. Rende anche meno gravoso il periodo delle tasse, perché le informazioni sono già in un unico posto e si possono esportare in un foglio di calcolo quando il tuo commercialista le chiede.

Perché ripaga più avanti

Uno storico completo aiuta in tre momenti: quando un collezionista chiede di un pezzo venduto anni fa, quando un assicuratore ha bisogno di documentazione e quando una successione deve rendere conto di un intero corpus di opere. In ogni caso, l'artista che ha annotato ogni vendita al momento ha la risposta in un minuto, e chi non l'ha fatto passa un pomeriggio a cercare.

Una breve routine mensile

1. Confronta le opere presso ogni galleria con il resoconto della galleria stessa.
2. Segna i pezzi venduti ed emetti le fatture e i certificati mancanti.
3. Sollecita i pagamenti scaduti.
4. Aggiorna le collocazioni di tutto ciò che si è spostato.
5. Annota nel calendario le scadenze delle mostre, le candidature alle fiere e le prossime date di pagamento.

L'intera routine richiede circa mezz'ora al mese, ed è molto più facile quando fattura, certificato, collocazione e contatto dipendono tutti dalla stessa scheda. Se le tue informazioni sono ancora in un foglio di calcolo, Foglio di calcolo o software da studio? Quando cambiare mostra quando conviene spostarle, e Cosa registrare per ogni opera elenca ciò che ogni scheda dovrebbe contenere.