Facturación y consignaciones en el estudio

Vender arte es una transacción comercial con un lado emocional. Facturas, comisiones, anticipos y obras repartidas por galerías rara vez son la razón por la que alguien se hace artista, y sin embargo deciden si cobras a tiempo y si sabes responder a una pregunta sencilla: dónde está esa pieza y qué pasó con ella.

Esta guía repasa los dos puntos donde la administración del estudio se tuerce con más frecuencia: la factura de una venta y las obras que dejas en galerías en consignación. También describe el historial de ventas que nace de ambos y una breve rutina mensual que lo mantiene todo bajo control sin comerse tu semana.

Facturar una venta con limpieza

Una buena factura es aburrida en el mejor sentido. Da al comprador todo lo que necesita, no deja margen a la interpretación y coincide con tus propios registros. Cuando no es así, el coste suele ser un pago retrasado o un intercambio de correos incómodo semanas después de que la obra haya salido del estudio.

Qué incluir

• Un número de factura único y la fecha de la factura, en una secuencia que nunca rompas.
• Los datos del vendedor y del comprador, incluidas las direcciones y cualquier identificación fiscal que exija tu país.
• Una descripción precisa de la obra: título, año, técnica, dimensiones, número de edición y tu referencia de inventario.
• El precio, con el envío, el enmarcado o los impuestos en líneas separadas.
• Las condiciones de pago: fecha de vencimiento, medios aceptados y qué ocurre con un anticipo.
• Una referencia al certificado de autenticidad, si emites uno.

El tratamiento fiscal de las ventas de arte varía mucho entre países y entre vendedores particulares y profesionales. Acuerda una vez con tu asesor la redacción correcta y reutilízala siempre.

Sé preciso con la obra

La descripción de la obra en la factura no es un formalismo. Es la prueba, para el comprador, de lo que adquirió, y quizá sea el único documento que reciba. Usa el mismo título, las mismas dimensiones y el mismo número de edición que en tu ficha y tu certificado, y añade la referencia de inventario. Si existen dos piezas parecidas, la referencia es lo que las separa.

Factura desde la ficha, no desde una página en blanco

La fuente de errores más común es volver a escribir los mismos datos en un documento aparte. Una dimensión se anota en centímetros en uno y en pulgadas en otro, o un número de edición se copia mal. Si la factura se construye a partir de la ficha de la obra, el título, las dimensiones y la edición ya son correctos, y la venta pasa automáticamente al historial de la obra.

En Art2App Artist Studio, el plan Masterwork genera las facturas directamente a partir de la ficha de una obra y lleva un historial al día de lo que se vendió, a quién y por cuánto.

Anticipos, encargos y envío

En un encargo, acuerda por escrito el precio, el anticipo y la entrega antes de empezar, y factura el anticipo por separado del resto. En las obras que se envían, decide quién paga el embalaje, el transporte y el seguro, y muestra esos costes en líneas propias para que el precio de la obra quede limpio. Fotografía la pieza embalada y lista para salir y guarda los datos de seguimiento junto a la ficha.

Trabajar con galerías en consignación

Cuando una galería muestra tu obra en consignación, sigues siendo el propietario hasta que se produce una venta. Ese acuerdo funciona bien cuando todos saben exactamente qué se ha dejado, en qué condiciones y por cuánto tiempo. Sale mal cuando alguno de esos puntos vive solo en la memoria de alguien.

Qué debe cubrir un acuerdo de consignación

• La lista de obras, cada una con su referencia, su precio y su estado a la salida.
• La comisión y quién paga el enmarcado, el envío, el seguro y la promoción.
• La duración del acuerdo y cómo puede terminarlo cada parte.
• Cuándo y cómo te paga la galería tras una venta.
• Qué ocurre con las obras que no se venden, incluido el transporte de vuelta.

Fotografía cada pieza antes de que salga y registra su estado. Una breve nota de estado escrita a la salida resuelve la mayoría de los desacuerdos sobre daños, y protege también a la galería.

Saber dónde está cada cosa

Cuando entran en juego varias galerías, una feria y un préstamo, la memoria ya no basta. Registra la ubicación de cada pieza y actualízala en cuanto algo se mueva: estudio, almacén, en una galería concreta, en préstamo, vendida. Adjunta el acuerdo firmado a la ficha de cada obra y vincula la galería como contacto, para que la ficha muestre quién tiene la pieza y en qué condiciones.

Concilia con la galería

Las galerías llevan sus propias listas, y las dos listas se van separando. Pide un inventario escrito de tus obras una o dos veces al año y compáralo con tus fichas. Una pieza que aparece en una lista y no en la otra se resuelve mucho más fácilmente este mes que dentro de dos años. Una petición amable y concreta («¿podríais confirmar que seguís teniendo estas once obras?») rara vez sienta mal, y las galerías suelen valorar a un artista que lleva sus registros en orden.

Un historial de ventas en el que puedas confiar

Cada venta, préstamo y exposición tiene su sitio en el historial de la pieza. Con los años, se convierte en la columna vertebral de tu procedencia: muestra dónde ha estado una obra, quién la ha tenido y cuánto se pagó. También hace menos penosa la época de impuestos, porque la información ya está en un solo lugar y se puede exportar a una hoja de cálculo cuando tu asesor la pide.

Por qué compensa más adelante

Un historial completo ayuda en tres momentos: cuando un coleccionista pregunta por una pieza que vendiste hace años, cuando una aseguradora necesita documentación y cuando una herencia tiene que dar cuenta de toda una obra. En cada caso, el artista que anotó cada venta en su momento tiene la respuesta en un minuto, y el que no lo hizo se pasa una tarde buscando.

Una breve rutina mensual

1. Compara las obras que hay en cada galería con el informe de la propia galería.
2. Marca las piezas vendidas y emite las facturas y los certificados que falten.
3. Reclama los pagos vencidos.
4. Actualiza las ubicaciones de todo lo que se haya movido.
5. Anota en tu calendario los plazos de exposiciones, las candidaturas a ferias y las fechas de pago próximas.

Toda la rutina lleva alrededor de media hora al mes, y resulta mucho más fácil cuando la factura, el certificado, la ubicación y el contacto cuelgan de la misma ficha. Si tus registros siguen en una hoja de cálculo, ¿Hoja de cálculo o software de estudio? Cuándo cambiar muestra cuándo conviene trasladarlos, y Qué registrar de cada obra enumera lo que debería contener cada ficha.