Rechnungen und Kommissionen im Atelier

Kunst zu verkaufen ist ein Geschäftsvorgang mit einer emotionalen Seite. Rechnungen, Provisionen, Anzahlungen und über Galerien verstreute Werke sind selten der Grund, warum man Künstler wird, und doch entscheiden sie darüber, ob Sie pünktlich bezahlt werden und ob Sie eine einfache Frage beantworten können: Wo ist dieses Werk, und was ist damit geschehen?

Dieser Leitfaden betrachtet die beiden Stellen, an denen die Atelierverwaltung am häufigsten schiefgeht: die Rechnung für einen Verkauf und Werke, die in Kommission bei Galerien liegen. Er beschreibt außerdem die Verkaufshistorie, die daraus entsteht, und eine kurze monatliche Routine, die beides im Griff hält, ohne Ihre Woche zu beherrschen.

Einen Verkauf sauber abrechnen

Eine gute Rechnung ist langweilig im besten Sinne. Sie gibt dem Käufer alles, was er braucht, lässt keinen Interpretationsspielraum und stimmt mit Ihren eigenen Unterlagen überein. Tut sie das nicht, sind die Folgen meist eine verspätete Zahlung oder ein mühsamer E-Mail-Wechsel Wochen, nachdem das Werk das Atelier verlassen hat.

Was hineingehört

• Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, in einer Reihenfolge, die Sie nie unterbrechen.
• Angaben zu Verkäufer und Käufer, einschließlich Adressen und aller Steuerkennzeichen, die Ihr Land verlangt.
• Eine genaue Beschreibung des Werks: Titel, Jahr, Technik, Maße, Editionsnummer sowie Ihre Inventarreferenz.
• Den Preis, mit Versand, Rahmung oder Steuern in getrennten Zeilen.
• Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, akzeptierte Zahlungsarten und was mit einer Anzahlung geschieht.
• Einen Verweis auf das Echtheitszertifikat, falls Sie eines ausstellen.

Die steuerliche Behandlung von Kunstverkäufen unterscheidet sich stark zwischen den Ländern und danach, ob privat oder gewerblich verkauft wird. Klären Sie die richtige Formulierung einmal mit Ihrem Steuerberater und verwenden Sie sie dann jedes Mal wieder.

Beschreiben Sie das Werk genau

Die Beschreibung des Werks auf der Rechnung ist keine Formalität. Sie ist der Beleg des Käufers dafür, was er gekauft hat, und möglicherweise das einzige Dokument, das er je erhält. Verwenden Sie denselben Titel, dieselben Maße und dieselbe Editionsnummer wie in Ihrem Datensatz und Ihrem Zertifikat und ergänzen Sie die Inventarreferenz. Gibt es zwei ähnliche Werke, ist es die Referenz, die sie trennt.

Aus dem Datensatz abrechnen, nicht von einer leeren Seite

Die häufigste Fehlerquelle ist das erneute Tippen derselben Angaben in ein separates Dokument. Ein Maß steht in einem in Zentimetern und im anderen in Zoll, oder eine Editionsnummer wird falsch abgeschrieben. Wird die Rechnung aus dem Werkdatensatz erstellt, sind Titel, Maße und Edition bereits korrekt, und der Verkauf landet automatisch in der Historie des Werks.

In Art2App Artist Studio erzeugt der Plan Masterwork Rechnungen direkt aus dem Datensatz eines Werks und führt eine laufende Historie darüber, was an wen und für wie viel verkauft wurde.

Anzahlungen, Aufträge und Versand

Vereinbaren Sie bei einem Auftrag Preis, Anzahlung und Lieferung vor Beginn schriftlich und stellen Sie die Anzahlung getrennt vom Restbetrag in Rechnung. Legen Sie bei versandten Werken fest, wer Verpackung, Transport und Versicherung zahlt, und weisen Sie diese Kosten in eigenen Zeilen aus, damit der Preis des Werks selbst sauber bleibt. Fotografieren Sie das Werk verpackt und versandfertig und bewahren Sie die Sendungsverfolgung beim Datensatz auf.

Zusammenarbeit mit Galerien in Kommission

Zeigt eine Galerie Ihre Arbeit in Kommission, bleiben Sie bis zum Verkauf Eigentümer. Diese Regelung funktioniert gut, wenn alle genau wissen, was übergeben wurde, zu welchen Bedingungen und für wie lange. Sie geht schief, sobald eines davon nur im Gedächtnis eines Einzelnen existiert.

Was eine Kommissionsvereinbarung regeln sollte

• Die Liste der Werke, jeweils mit Referenz, Preis und Zustand bei der Übergabe.
• Die Provision und wer Rahmung, Versand, Versicherung und Bewerbung zahlt.
• Die Laufzeit der Vereinbarung und wie jede Seite sie beenden kann.
• Wann und wie die Galerie Sie nach einem Verkauf bezahlt.
• Was mit Werken geschieht, die sich nicht verkaufen, einschließlich des Rücktransports.

Fotografieren Sie jedes Werk vor der Abgabe und halten Sie seinen Zustand fest. Eine kurze Zustandsnotiz bei der Übergabe klärt die meisten Streitigkeiten über Schäden und schützt auch die Galerie.

Wissen, wo alles ist

Sobald mehrere Galerien, eine Messe und eine Leihgabe im Spiel sind, reicht das Gedächtnis nicht mehr. Erfassen Sie den Standort jedes Werks und aktualisieren Sie ihn, sobald sich etwas bewegt: Atelier, Lager, bei einer namentlich genannten Galerie, verliehen, verkauft. Hängen Sie die unterzeichnete Vereinbarung an den Datensatz jedes Werks und verknüpfen Sie die Galerie als Kontakt, damit der Datensatz zeigt, wer das Werk hält und zu welchen Bedingungen.

Mit der Galerie abgleichen

Galerien führen eigene Listen, und beide Listen laufen mit der Zeit auseinander. Bitten Sie ein- bis zweimal im Jahr um eine schriftliche Bestandsliste Ihrer Werke und gleichen Sie sie mit Ihren Datensätzen ab. Ein Werk, das auf der einen Liste steht und auf der anderen fehlt, lässt sich diesen Monat viel leichter klären als nach zwei Jahren. Eine freundliche, konkrete Bitte („könnten Sie bestätigen, dass Sie diese elf Werke noch haben?“) wird selten übel genommen, und Galerien schätzen meist Künstler, die ihre Unterlagen ordentlich führen.

Eine Verkaufshistorie, auf die Verlass ist

Jeder Verkauf, jede Leihgabe und jede Ausstellung gehört in die Historie des Werks. Mit den Jahren wird sie zum Rückgrat Ihrer Provenienz: Sie zeigt, wo ein Werk war, wem es gehörte und was dafür bezahlt wurde. Sie macht auch die Steuerzeit weniger mühsam, weil die Informationen schon an einem Ort liegen und sich in eine Tabelle exportieren lassen, wenn Ihr Steuerberater danach fragt.

Warum sich das später auszahlt

Eine lückenlose Historie hilft in drei Momenten: wenn ein Sammler nach einem Werk fragt, das Sie vor Jahren verkauft haben, wenn ein Versicherer Unterlagen braucht und wenn ein Nachlass über ein ganzes Werk Rechenschaft ablegen muss. In jedem Fall hat der Künstler, der jeden Verkauf sofort festgehalten hat, die Antwort in einer Minute, und wer das nicht getan hat, sucht einen Nachmittag.

Eine kurze monatliche Routine

1. Gleichen Sie die bei jeder Galerie liegenden Werke mit dem Bericht der Galerie ab.
2. Markieren Sie verkaufte Werke und stellen Sie fehlende Rechnungen und Zertifikate aus.
3. Haken Sie bei überfälligen Zahlungen nach.
4. Aktualisieren Sie die Standorte von allem, was sich bewegt hat.
5. Tragen Sie anstehende Ausstellungsfristen, Messebewerbungen und Zahlungstermine in Ihren Kalender ein.

Die ganze Routine dauert etwa eine halbe Stunde im Monat, und sie fällt viel leichter, wenn Rechnung, Zertifikat, Standort und Kontakt am selben Datensatz hängen. Liegen Ihre Unterlagen noch in einer Tabelle, zeigt Tabelle oder Atelier-Software? Wann der Wechsel sinnvoll ist, wann sich ein Umzug lohnt, und Was Sie für jedes Kunstwerk erfassen sollten listet auf, was jeder Datensatz enthalten sollte.